1. Egy megoldandó problémából induljon a terv
Írja le egy mondatban, mi akadályozza most a szervezet munkáját. A kevés férőhely, a lassú munkafolyamat vagy a hiányzó eszköz konkrét kiindulópont. A megoldást ehhez rendelje hozzá: mit tudnak majd másként elvégezni a fejlesztés után? A beszerzés így érthető szakmai célt kap.
2. Válassza szét a feladatokat és a beszerzéseket
Az eszköz ára mellé vegye fel az üzembe helyezést, a szükséges betanulást és a későbbi fenntartást is. Ingatlanhoz kapcsolódó tervnél külön egyeztetendő a használati jog, a műszaki tartalom és az előkészítés időigénye. Ez belső tervezési lista; az egyes költségek támogathatóságát majd a kiválasztott felhívás határozza meg.
3. Készüljön költség- és pénzforgalmi terv
A költségterv azt mutatja meg, mennyibe kerül a projekt. A pénzforgalmi terv azt is, hogy mikor kell fizetni. Mindkettőre szükség van: a várható támogatás önmagában nem válaszolja meg, miből rendezhető egy korábban esedékes számla. A bizonytalan összegeket külön jelölje.
4. A mérföldkövekhez felelős is tartozzon
Például: igényfelmérés, ajánlatok összegyűjtése, döntés, megrendelés, átvétel, használatba vétel. Minden sor mellé kerüljön felelős és tervezett időpont. Ha ugyanaz az ember több feladatot kap, az ütemezésben a rendelkezésre álló idejével is számolni kell.
5. Csak ezután illessze a tervet a pályázathoz
A felhívás jogosultsági, költség- és időbeli feltételeit tételesen vesse össze a tervvel. Az eltéréseket ne fedje el: döntse el, mely elem módosítható, és melyik nélkül veszítene értelmet a fejlesztés. Egy egyoldalas projektvázlat jó alap lehet az első szakmai egyeztetéshez.